Как и любая техника, кассовые машины имеют свойство ломаться.
Некоторые поломки можно устранить самостоятельно, если знать основы устройства кассовой машины. Конструкцию мы уже рассмотрели при разборке неавтономной кассовой машины Штрих (по ссылке — статья про разборку на нашем сайте). Там нет ничего сложного. Теперь давайте рассмотрим, что чаще всего случается с контрольно-кассовыми машинами и почему они выходят из строя. Составим этакий ТОП поломок.
Но прежде, чем начать обсуждать поломки и их устранение, нужно запомнить – кассовая машина штука официальная и её разборка, и ремонт могут принести вам ряд проблем. Просто так разобрать кассу нельзя. Нужно получить специальное разрешение из ФНС для того, чтобы можно было нарушать пломбы на аппарате и выкручивать болты. Из этого следует, что выполнять самостоятельный ремонт в сложных случаях нежелательно, как и доверить работу частному мастеру.
1.Не включается касса
Первое, что стоит проверить, когда ваша кассовая машина не включается – это узнать, поступает ли питание и есть ли соединение с электрической сетью. Кассовая машина может работать как от аккумулятора, так и от блока питания.
Если устройство работает от аккумулятора, то первым делом нужно проверить не вышел ли из строя аккумулятор. Про аккумулятор мы подробно рассказали в этой статье.
Дальше нужно проверять провода питания, начиная от внешних и заканчивая внутренними. Но для проверки внутренних соединительных проводов и поиска факта отпайки от платы, потребуется разборка корпуса. С этим лучше не спешить, т.к. есть пломбы и аппарат опечатан. Косвенный метод поиска таких проблем – потрясти устройство. Если контакт плохой, то при тряске он может иногда соединяться и разъединяться.
2.На экране кассы высвечиваются коды ошибок
Это самое верное средство для точного определения неисправности. Если появилось сообщение об ошибке, то запишите код ошибки и попробуйте перезапустить кассу. Если это не помогло, то нужно обратиться к инструкции по эксплуатации кассы и поискать там код.
Остались какие-то вопросы или хотите разместить заказ? Мы всегда на связи!
Для каждого устройства коды ошибок будут разными. Именно поэтому, в рамках одной статьи мы не можем расписать все возможные коды ошибок касс для каждого производителя. Найти эти коды очень просто или в инструкции, прилагаемой к кассе, или на официальном сайте производителя.
Количество вариантов зависит от совершенства устройства. Чем больше датчиков и чем более современный аппарат, тем больше у устройства возможностей для самодиагностики. Значит, и перечень ошибок будет больше.
Этих ошибок не нужно бояться, их нужно уметь обрабатывать. Лучше иметь код конкретной ошибки и в итоге понимать, как её устранять, чем зажимать кнопку питания и пытаться выловить поломку.
3.Не пропечатывается чек на кассе
Довольно распространённая ошибка. Связана обычно с тем, что выбрана неподходящая бумага. Термопринтер в итоге не может на ней печатать в ожидаемой форме. У этой проблемы есть и другие причины, но чаще всего загвоздка именно в неподходящей бумаге.
4.Не отрезается чек
Как известно, в любой технике чаще всего в электронном устройстве ломается механическая часть. В кассе механики довольно много (это по современным меркам). Один из механических узлов – это нож для чеков. Он может затупиться, сломаться, погнуться или резать неточно. Если в работе наблюдаются неточности, то это можно настроить. Если же проблема из рук вон плохая, то значит нужно заменить нож. Проблема не опасна, но опять-таки, нужно будет разбирать кассовый аппарат.
5.Касса не передает данные в ОФД
Чаще всего проблема связана с тем, что потерялась связь кассовой машины с интернетом. Попробуйте восстановить соединение. Если интернет канал подключен, но касса всё равно не передаёт данные, то нужно проверить её настройки. Обратите внимание, что интернет может быть подключен физически (например, проводом), но по факту может не работать. Если ситуацию не получается решить восстановлением соединения, то нужно поднимать всю вертикаль от и до, начиная от проверки личного кабинета в ОФД и кончая проверкой исправности Фискального накопителя.
6.Кассир не может открыть/закрыть смену
Это больше программная поломка. Работать нужно начинать с программным обеспечением. Часто такая ошибка появляется из-за некорректного действия в предыдущую кассовую смену.
Если при открытии смены появляется ошибка, что кассовая смена в системе не закрыта, это означает, что кассовая смена за предыдущий день не закрывалась. Чтобы исправить данную ошибку, нужно закрыть режим РМК, нажав на кнопку закрыть.
Если при попытке открыть смену выходит ошибка, что смена в системе ещё не закрыта, смена открыта более 24 часов или смена не может быть открыта при статусе ККТ, то нужно закрыть режим РМК.
Если смену не получается закрыть, то попробуйте перезагрузить устройство и повторить процедуру заново. Вероятно, вы не успели уложиться в 24 интервал.
7.Износились механизмы
Это скорее уже не поломка, а результат интенсивной работы устройства. Само собой, все движущиеся детали рано или поздно истираются и выходят из строя. Предвестником износа механики являются посторонние шумы и свисты при работе. Тут поможет только полная их замена на аналогичные, или попытка подрихтовать старые. Например, зубчатые колёса можно смазать силиконовой смазкой. Но для всего этого нужно разобрать само устройство.
8.Переполнен фискальный накопитель
9.Обрыв ленты для печати чека
Проблема с кассовой лентой – одна из самых распространенных. Почти во всех кассах не получится провести операцию, если заклинило кассовую ленту. Внутри устройства размещены датчики, которые контролируют работу механизма подачи ленты.
Вам может пригодиться следующее оборудование
Для решения проблемы нужно восстановить работу кассового механизма. Если ленту замяло, нужно достать катушку с лентой, расправить ленту, оторвать поврежденный участок и запустить процесс заново. Если лента кончилась, то следует заменить ленту. Если лента оборвалась из-за замятия и т.п., то распечатайте чек заново.
Источник
Ремонт кассовых аппаратов: особенности
Ни одно торговое помещение и даже маленькая точка не могут обойтись без кассового аппарата, непредвиденный выход из строя которого приводит к полной остановке всех рабочих процессов. Осложняется данная ситуация еще и тем, что произвести какой-либо ремонт кассы своими руками практически невозможно по причине жесткого контроля за данными действиями со стороны государственных органов. Абсолютно любое самостоятельное вмешательство, связанное с вскрытием корпуса и устранением других неполадок, строго запрещено.
В большинстве же случаев причинами возникновения неисправностей, когда нужен ремонт кассы, можно назвать следующие: падение, удар, разного рода вибрации, использование низкокачественной ленты или работа аппарата в несоответствующих условиях, попадание внутрь влаги и грязи, а также скачки напряжения. Все эти ситуации так или иначе способны привести к выходу из строя оборудования и потребовать его преждевременного обслуживания.
Однако стоит отметить тот факт, что в большинстве случаев ремонт кассовых аппаратов вполне возможно произвести сразу на месте быстро и качественно. Все будет зависеть от правильности выяснения причины возникновения поломки, а также вида ремонтных работ. Всего за 20-30 минут можно починить лишь мелкие неисправности или заменить некоторые расходники. Тяжелее всего обстоят дела при необходимости проведения капитального ремонта, за который могут не взяться даже профессиональные центры по техническому обслуживанию аппаратов. В таком случае его придется отправлять самому поставщику оборудования.
В то же время, проводя любой ремонт и обслуживание кассовых аппаратов, необходимо соблюдать определенные требования, связанные с восстановлением устройства в установленные законодательством сроки, а также с уведомлением государственных органов и заполнением соответствующей документации. Возлагаются данные обязанности на обе стороны: как обслуживающий центр, так и торговую точку.
О том, что проводить самостоятельный ремонт кассовых аппаратов запрещено, должен быть извещен каждый кассир, работающий с данным оборудованием. Именно из-за ошибок и неправильной работы персонала чаще всего такие устройства и выходят из строя, поэтому лучшими мерами профилактики в данном случае являются проведение инструктажа и обучение сотрудников правильной работе с кассовыми аппаратами, а устранение неисправностей нужно доверить профессионалам.
Источник
Что делать в случае сбоя касс: подробная инструкция для владельцев магазинов
Большинство магазинов в настоящее время обязаны применять онлайн-кассы. Это предусмотрено Федеральным законом от 22.05.2003 № 54-ФЗ. За торговлю без использования контрольно-кассовой техники (ККТ), невыдачу чека покупателю предусмотрены серьезные административные штрафы. Что делать в случае сбоя касс, читайте в этом материале.
В декабре 2017 года в результате сбоя одновременно вышло из строя около 30% ККТ по России. В Алтайском крае не работало 60% касс, магазины были вынуждены прекратить обслуживание покупателей, ожидая официальных разъяснений.
Аварию ликвидировали. Государственные органы — Федеральная налоговая служба и Роспотребнадзор — выпустили разъяснения для торговых организаций о том, как они должны действовать, если ситуация повторится.
Эта инструкция подготовлена на основании официальной позиции уполномоченных органов, предназначена для владельцев и руководителей магазинов. В тексте говорится о том, что делать при поломке одной или выходе из строя нескольких касс.
Причины поломки контрольно-кассовой техники
Одновременная остановка работы ККТ нескольких производителей в декабре 2017 года произошла впервые со времени введения продаж через онлайн-кассы.
Пострадали аппараты компаний:
— ООО «НТЦ «Измеритель».
Причиной поломки стал фискальный накопитель, ответственный за передачу данных о продаже в надзирающие инстанции. Баг в служебной программе накопителя привел к тому, что кассовые аппараты не включались, отказывались выбивать чеки. Производители ликвидировали проблему в течение несколько часов. Итоговое заключение: проблема в конвертации даты 20.12.2017.
Почему-то это число технике «не понравилось», во внутреннем формате накопителя операция «печать чека» стала циклической. В результате ККТ «зависала», потому что не могла закончить операцию. Хотя причина была установлена и устранена, не исключено, что в будущем могут происходить аналогичные сбои, в том числе, по другим причинам.
Порядок действий при сбое в работе кассы
Официальные комментарии к декабрьскому сбою определили последовательность действий розничных продавцов, определили их порядок при единичной или масштабной неисправности кассовой техники. В обоих случаях ритейлеры избегут наказания, штрафов, если вовремя проинформируют надзирающую инстанцию, правильно оформят документы, подтверждающие продажу.
Для начала необходимо установить, по какой причине не работает кассовая техника. А дальше опираться на разъяснения налоговиков, данные по этому поводу.
Первым делом владелец магазина должен уметь отключить аппаратуру, которая вышла из строя, от своей учетной программы. Некоторое ПО позволяет заменить реальную кассу в системе на виртуальную, эмулированную. Это позволит учитывать операции с помощью компьютерной техники, а также оформлять чеки внутри системы и распечатывать их для покупателей.
Правда, они не будут иметь фискального признака, а значит могут выступать лишь аналогом товарного чека. После восстановления работы ККТ, данные из учетного ПО помогут быстро, без ошибок дополнить информацию в фискальном накопителе.
Последовательность шагов для руководства розничной торговой точки при поломках ККТ налоговая службы определила в разъяснительном письме 07.12.2017 №ЕД-4-20/24899. Налоговики посоветовали не останавливать торговлю, разрешили обслуживать клиентов без кассовых аппаратов. Хотя, по общему правилу, ритейлер обязан выдать кассовый чек или бланк строгой отчетности (БСО).
Если касса вышла из строя, продавец обязан проинформировать покупателей, продолжать рассчитывать их, подкорректировав обычный режим. Вместо стандартного чека, сформированного ККТ, клиентам выписывают товарный чек от руки. Первый экземпляр отдают на руки каждому покупателю. Корешок или копия, сделанная под копирку, остаются в магазине. Кроме того, можно использовать учетную программу для формирования чеков без фискального накопителя.
После ремонта ККТ ритейлеру надо сформировать кассовый чек коррекции по каждой продаже, сделанной во время простоя аппарата. Так будут учтены торговые операции в полном объеме, а число чеков коррекции совпадет с количеством осуществленных продаж, пока не работала касса, совпадет объем выручки.
Самое главное заключается в том, что налоговики настаивают: они должны получить отдельную подробную информацию о произведенной корректировке расчетов, в том числе реквизиты всех чеков коррекции. Только в этом случае магазин может быть освобожден от административной ответственности за неприменение онлайн-ККТ.
Если же выяснится, что о какой-то операции в орган ФНС магазин не сообщил, его оштрафуют по каждому такому случаю. Размер штрафа, предусмотренного статьей 1.5 КоАП РФ, составляет минимум 10 тысяч рублей. Кроме того, за это нарушение налоговики имеют право закрыть магазин на срок до 90 суток.
Как оформить чек коррекции
Ритейлеры справедливо опасаются чека коррекции: в стандартной ситуации его оформляют при обнаружении в кассе излишков наличных. Ситуация, автоматически привлекающая внимание налоговой службы, провоцирующая детальную проверку работы магазина. Она — следствие технического сбоя или человеческого фактора (продавец не пробил товар по ошибке или по злому умыслу).
В любом случае налоговики крайне подозрительно относятся к появлению в отчетности чеков коррекции. Единственное исключение: подтвержденный выход из строя ККТ. К этой ситуации налоговики относятся с пониманием, идут торговцам навстречу. Главное, внимательно подойти к оформлению корректирующих документов.
Чек коррекции содержит только два признака расчета:
Признаков «возврат прихода» и «возврат расхода» в этом документе не предусмотрено, они действуют только при оформлении чека на возврат товара.
Например, если произошла ошибка у кассира: за товар, который стоил 100 рублей, пробили по кассе и взяли с покупателя 150. Для исправления подобной ситуации необходимо пробить фискальный документ на возврат с признаком «возврат прихода». Далее повторно внести товар в ККТ, но уже с правильной ценой.
Однако это возможно лишь в случае, когда ошибка была сразу выявлена. Если же излишки денег в кассе и неверная сумма в чеке обнаружились в конце смены, то кассиру придется оформить корректирующий документ с признаком «приход». Тем самым он узаконит излишки выручки. Кроме того, он должен написать объяснительную и приложить ее к корректирующему чеку.
Только в этом случае ФНС не будет наказывать магазин за нарушение.
Процесс оформления чека коррекции зависит от конкретной модели аппарата и фискального накопителя.
Рассмотрим, как это происходит на ККТ «Атол-90ф»:
Первым делом нажимаем клавишу Х;
Выбираем тип кассового чека;
Нажимаем клавишу ВВ;
Вводим сумму операции;
Повторно нажимаем клавишу ВВ;
Нажимаем клавишу ИТ — операция завершена.
Для других производителей ККТ алгоритм пробития корректирующего фискального документа нужно смотреть в инструкции к технике. Любой продавец-кассир обязан наизусть знать такой алгоритм для кассы, на которой работает.
Важно знать, что оформить коррекцию техника позволяет за любую дату. Поэтому, когда кассу починили, нужно не пробивать все чеки одним днем, а разнести их за все дни, когда она не работала и покупателям выдавали товарные чеки. В таком случае претензий у налоговой возникнуть не должно.
Массовый сбой в работе касс
В другом своем письме от 20.12.2017 №ЕД-4-20/25867@ ФНС России привела порядок действий работников и владельцев магазинов в случае возникновения массового технического сбоя. Налоговики считают, что массовость является дополнительным смягчающим фактором, а значит пользователи совершенно невиноваты в неприменении онлайн-касс и имеют право работать без них.
Для того чтобы избежать привлечения к административной ответственности, магазинам также необходимо оформить операции по кассе, когда ее работа восстановится. Правда, для этого им не нужно пробивать чеки по каждой продаже. Достаточно одного корректирующего чека на всю сумму, неотраженную из-за сбоя.
Никаких сообщений о корректировке расчетов при этом отправлять в налоговую инспекцию не нужно. ФНС получит эти данные от фискального оператора в автоматическом режиме.
Если для корректного продолжения работы техники ей потребуется новая прошивка производителя, владелец кассового аппарата должен сделать это в минимально возможные сроки. Для этого ему необходимо срочно связаться с производителем ККТ и затребовать актуальное программное обеспечение.
Если владелец магазина будет затягивать с этим вопросом, ему придется давать объяснения налоговым органам. При этом ФНС оперирует понятием «неоправданно долгие сроки», но не уточняет, какой период времени под него попадает: несколько часов, дней или недель.
Действия покупателей при сбое в работе касс
Если разъяснения для владельцев магазинов дала ФНС России, то порядок действий покупателей в магазине, где временно не работает касса, определил Роспотребнадзор. В ведомстве настаивают, что в таком случае граждане должны самостоятельно обеспечить защиту своих прав на возврат или обмен товара.
Поэтому рекомендовал фиксировать факт покупки на фото или видео, а также требовать от продавцов выдачи документов, подтверждающих осуществление расчета. Чиновники считают, что такими документами могут быть не только товарные чеки, которые продавцы и так обязаны оформлять в этой ситуации, но и записи в гарантийных документах на товар.
Продавцы не имеют права отказывать покупателям в таких просьбах, а также не должны препятствовать видео- и фотофиксации расчета.
В случае, если в магазине запрещают делать фото или снимать видео, а также не хотят выдавать дополнительные документы, покупатель может обратится с жалобой в Роспотребнадзор, поскольку ведомство намерено держать такие ситуации на особом контроле. Кроме того, владельцы магазинов должны знать, что при необходимости даже отсутствие документальных доказательств покупки не препятствует обмену или возврату товара. В Законе о защите прав потребителей сказано, что установить факт сделки можно с помощью свидетельских показаний.
Как магазинам избежать штрафа при сбое касс
ФНС заверила, что при отсутствии вины магазина в прекращении работы кассовой техники наказывать торговые организации не будет. Однако нужно помнить, что для освобождения от административной ответственности по ч. 2 ст. 14.5 КоАП РФ магазин должен своевременно и добровольно проинформировать свою территориальную налоговую инспекцию о сложившейся ситуации.
Ведь в этой статье кодекса прямо указано, что условием неприменения штрафов является совокупность двух факторов:
— торгующая организация заявила о нарушении тогда, когда орган ФНС о нем еще не знал;
— документы и сведения, предоставленные магазином в качестве объяснения, являются достаточными для установления события правонарушения.
Соблюдение этих инструкций позволит магазинам продолжать работать и не нести убытков даже того, когда их онлайн-касса сломалась.
