Канбан доска своими руками

Lean. Часть 1. Канбан-доска по-новому

Примерно три месяца назад мне, как руководителю студии дизайна, посчастливилось участвовать в замечательном тренинге «Основы бережливого производства». Тренинг этот рассказывал про методологию lean. Для тех, кто не в курсе — это методология “обезжиривания” бизнес-процессов, при которой идет сокращение неизбежных потерь, исключение бесполезных действий и выполнение других манипуляций, направленных на увеличение скорости работы компании, количества производимой продукции или услуг и, как следствие, роста её доходов. Это если вкратце.

То, чем сегодня я с вами хочу поделиться — это результат воплощения в жизнь лишь малой части полученных на этом тренинге знаний. Если вам будет интересна данная тема — я готов рассказать о других вещах, которые мы стали использовать в нашей студии после данного обучения. К слову, очень интересно читать посты на тему lean наших сибирских коллег — компанию Сибирикс. Ребята, так держать!

Итак, сегодня речь пойдет о двух составляющих чудесной методологии lean — это визуализация и канбан. Первая из них говорит о том, что нужно стараться визуализировать в бизнес-процессах всё и вся, чтобы упростить их восприятие и понимание. Со вторым понятием, я думаю, многие хабраюзеры знакомы уже давно и не понаслышке. На Хабре было не мало статей про канбан-доски и другие похожие инструменты управления проектами. Я же хочу рассказать о том, как мы открыли для себя канбан-доску и чем она стала полезна именно нам. Возможно, вы сможете перенять наш опыт и внедрить-таки эту штуковину в своей компании.

Совсем немного теории. На кошках яблоках

Если позволите — хочу дать вольное описание понятия «канбан». По-крайней мере так, как я его понимаю. Канбан — это система работы, которая позволяет организовать принцип вытягивания заказчиком. Очень наглядно эту систему показывает следующая иллюстрация.

Покупатели (можно сказать заказчики) берут яблоки из корзины в супермаркете. Как только яблоки в корзине кончаются — работник супермаркета приносит новую полную корзину, которую он берет на складе. Как только на складе исчезла корзина — кладовщик ставит на её место другую, которую он наполняет яблоками из запасов.

Смысл такого подхода — мы оцениваем необходимость что-то сделать исходя из реальных потребностей покупателя. Иными словами если покупатели не берут яблоки — нет смысла приносить новые корзины со склада, а на складе наполнять запасные корзины. Это и есть принцип вытягивания. Более того — он позволяет значительно сократить время, в течение которого в корзине в торговом зале нет яблок. Ведь все, что нужно сделать — это просто взять их из предыдущей ячейки.

Переходим от яблок в супермаркете к проектам в студии дизайна

Итак, что мы можем получить, используя канбан-доску в студии дизайна?

Начнем с того, что канбан-доска — это инструмент визуализации. А визуализируем мы наши канбан-ячейки, которых физически нет. Мы, например, разбили наш бизнес-процесс по созданию дизайна сайта на следующие этапы:

Можно сказать, что этап верстки — это корзина с яблоками в супермаркете. Отрисовка, прототипирование, анализ и продажа — промежуточные канбан-ячейки. Запасами в нашем случае являются потенциальные проекты, которые нужно обработать на этапе продажи (на нашем «складе»).

Нетрудно догадаться, что идеальное состояние дел в студии — равномерная заполненность проектами всех канбан-ячеек. Как только заказчик «вытянул» проект с этапа верстки (для нас это конечная стадия разработки дизайна сайта) — есть необходимость тут же перевести один из проектов, находящихся в отрисовке на этап верстки, чтобы заполнить пустую ячейку. Далее заполнить пустую ячейку этапа отрисовки одним из проектов, закончив делать прототипы и т.д.

Так вот. Именно для стремления поддерживать это идеальное состояние и нужна канбан-доска. Она очень наглядно показывает на каком из этапов необходимо ускориться по какому-либо проекту, а на каком образовался «затор». И ещё — что пора бы задуматься о том, что на складе уже почти ничего нет и самое время заняться обработкой потенциальных клиентов.

Наша реализация канбан-доски

Итак, теперь нам понятно зачем нужна канбан-доска. Как нам её сделать?

Мы пошли по самому простому пути. Наклеили прямо на обои в студии большую белую виниловую пленку. Маркером разделили её на этапы. Ну и, собственно, стали клеить на пленку стикеры с названиями проектов.

Со временем пришли к тому, что на стикерах помимо названия проекта есть смысл писать имя дизайнера, который над ним работает. Это позволяет быстро оценить занятость каждого дизайнера просто бегло взглянув на канбан-доску.

Ну и, само-собой, ввели цветовую градацию стикеров. Зеленый — по проекту все ок. Желтый — есть вероятность, что проект задержится на данном этапе. Красный — проект задержался на данном этапе, и надо постараться сделать все, чтобы перенести его на следующий этап. Критерием оценки «задержанности» в нашем случае является дедлайн проекта. Кроме того, мы стремимся переносить на следующий этап те проекты, по которым мы можем быстрее получить деньги (каждый этап у нас оплачивается отдельно, а оплата по этапу разбивается на аванс и остаток).

Мы визуализировали, визуализировали да не вывизуализировали

Как вы уже поняли — на достигнутом мы не остановились. Помните про принцип — стараться визуализировать все, что можно? Так вот мы подумали и решили — а почему бы на канбан-доске не отобразить финансовые потоки по проектам? Тем самым мы сможем наглядно видеть сколько денег принесёт каждый проект при переходе на следующий этап.

К каждому стикеру мы добавили мини-стикер с суммами, которые мы получим по данному проекту в случае его перевода на следующий этап. Для этого на стикере мы пишем две суммы — аванс и остаток. И для каждой суммы указываем месяц, в котором эта сумма может быть получена. Таким образом мы получаем своего рода инструмент финансового планирования, с помощью которого мы можем в начале месяце прикинуть приблизительную суммарную выручку со всех проектов, соотнести её с плановой выручкой. И оценить эффективность нашей работы в конце месяца.

Напрашивается и следующий шаг — цветовое разделение для мини-стикеров. Да-да. Зеленый стикер — оплата должна быть во-время. Красный стикер — либо заказчик задерживает оплату, либо надо поднажать по проекту, чтобы успеть все сдать до конца месяца, к зарплате. Как правило, это мелкие правки или доработки. И как вы, наверное, уже догадались, количество красных мини-стикеров к концу месяца частенько значительно увеличивается 🙂

Подведем итоги

Итак, что же дало внедрение канбан-доски у нас в «Чипсе»?

До внедрения:	После внедрения:
Не было четкого понимания сколько надо продавать. Были случаи, когда брали слишком много проектов и не могли их «пережевать». Или лихорадочно начинали искать заказы, когда вдруг понимали, что проекты вот-вот закончатся.	Визуализация проектов с помощью канбан-доски и принцип вытягивания позволяет легко оценить необходимость обработки потенциального клиента, переноса залежавшегося не срочного проекта на следующий этап и т.д.
Для оценки занятости дизайнеров перепробовали множество инструментов, в том числе гуглотаблицу. Она была не очень наглядной. Её ведение занимало немало времени.	Для оценки занятости дизайнера на ближайшие два месяца достаточно посмотреть на доску, посчитать количество стикеров с именем дизайнера и понять насколько он загружен и когда освободится.
Были моменты, когда не было понятно на каком этапе бизнес-процесса у нас слабое звено, если можно так сказать.	Сейчас наглядно видно на каком этапе есть проблема. Остается найти её и решить.
Надо признаться, что до внедрения канбан-доски мы не занимались ежемесячным финансовым планированием. Так получилось, что вести его мы начали параллельно с внедрением канбан-доски.	Простой, но достаточно эффективный инструмент финансового планирования. Да, он позволяет заглянуть всего на 2-3 месяца вперед. Но зато это очень наглядно. И на денежный поток реально можно повлиять, вовремя приложив все усилия к «нужным» проектам.

Думаю, стоит отметить некоторые «параметры» нашей небольшой красноярской студии. У нас 5 дизайнеров, 1 руководитель проектов и 1 арт-директор. Стремимся к тому, чтобы один дизайнер выполнял как минимум 2 проекта одновременно. Канбан-доску используем уже третий месяц. Очень довольны этим инструментом! 🙂

Надеюсь, вам будет полезно все то, что я здесь описал. Буду рад, если данная статья поможет вам в таком нелегком занятии, как управление проектами! )

Источник

8 лучших канбан-досок

Рассказываем о лучших приложениях для управления рабочими проектами по методике канбан.

Что такое канбан-доска?

Канбан-доска – это рабочее пространство для большой команды, в котором находится список задач, распределенных по приоритетности, этапу выполнения, тегам и другим показателям.

Типичная канбан-доска состоит из трех групп (колонок с карточками):

задачи, которые находятся в списке ожидания (их нужно сделать в скором времени);

задачи в процессе работы (над ними кто-то трудится прямо сейчас);

выполненные задачи (это бэклог для дальнейшей аналитики).

Но доска может выглядеть иначе. Все зависит от целей и специфики команды.

Для чего она нужна?

Чтобы ускорить процесс перехода задач из категории «надо сделать» в категорию «сделано». Канбан-доски позволяют быстро выявить слабые места команды и понять, на каких задачах она «застревает».

Также с помощью методики канбан можно сократить список задач, одновременно находящихся в работе, что благоприятно влияет на продуктивность команды и повышает качество ее деятельности.

8 лучших приложений для создания и ведения проектов по методике канбан

Канбан-доски давно перекочевали в цифровой мир и активно используются для менеджмента и маленькими IT-стартапами, и огромными корпорациями. Рассказываем о 8 лучших решениях (с точки зрения функциональности, удобства интерфейса и других особенностей ПО).

Trello

Один из наиболее известных цифровых аналогов канбан-доски. Сервис используют такие именитые гиганты IT-индустрии, как Google, Squarespace, Nike и другие.

В Trello можно создавать бесконечное количество персональных досок, карточек и списков. Работать в коллаборации с другими можно на 10 бесплатных досках. Если количество задач вырастет, придется переходить на платную версию программы.

К карточкам можно прикреплять картинки, документы в форматах .docx, .pdf, презентации и т.п. Задачи в Trello можно делегировать, закрепляя за каждой карточкой одного или нескольких пользователей. Также у карточек есть такие поля, как дата выполнения, чек-листы, теги и комментарии. С помощью них можно устанавливать напоминания, чтобы никто не забыл о текущих задачах, а также коммуницировать с коллегами.

Из других преимуществ Trello стоит выделить:

Удобную панель мониторинга KPI (то есть ключевых показателей успешности команды).

Много опций для сортировки карточек.

Возможность устанавливать глобальные майлстоуны (этапы, которые нужно преодолеть, чтобы достигнуть главной цели).

Шаблоны для быстрого создания новых проектов и досок.

Быструю синхронизацию между ПК-версией и приложением для мобильных устройств.

Интеграцию с большим количеством популярных сторонних сервисов.

Стоимость: бесплатно для небольшой команды и персонального использования; от 735 рублей за снятие лимитов.

Asana

Еще одна утилита с огромным кредитом доверия. Asana используется в компании Red Bull, в одном из главных новостных издательств США New York Times и даже в Nasa.

Asana отличается от Trello наличием функций для менеджмента задач, присущих стандартным to-do-приложениям и календарям, а не обычным канбан-доскам. Последние в Asana можно считать дополнением к базовой функциональности.

Пользователи Asana могут создать неограниченное количество карточек, которые можно фильтровать с помощью тегов, а также сортировать по близости дедлайна, приоритетности, команде, работающей над задачей, и т.п. У каждой задачи есть подзадачи, они формируют на карточке статус-бар, который заполняется по мере выполнения тех самых подзадач.

Плюсы Asana включают в себя:

Интеграцию внешних рабочих инструментов и популярных мессенджеров.

Встроенный трекер занятости, показывающий, как много времени уходит на достижение поставленных целей.

Отображение прогресса на графике Ганта.

Удобную систему уведомлений как внутри ПО, так и с помощью электронной почты.

Стоимость: от 808 рублей в месяц за каждого члена команды.

Тоже своего рода цифровая канбан-доска, но с большим акцентом в сторону команды разработчиков. Создатели сервиса позиционируют его как площадку для повышения продуктивности компаний, занимающихся созданием программного обеспечения.

Так же, как и в Trello, здесь можно создавать неограниченное количество досок и карточек в них. С помощью них можно планировать релиз ПО, отслеживать время на разработку и тестирование отдельных функций приложения. Для этого в Jira есть специализированные режимы отображения данных. Например, вкладка Releases, показывающая версию программы, дату начала работы, статус и прочие важные показатели.

Другие важные функции:

Система коммитов на манер git, фиксирующая изменения в коде и показывающая этот код прямо в Jira.

Мощное шифрование, защищающее информацию о продуктах команды от третьих лиц.

Огромный набор сторонних приложений для интеграции.

Прозрачность и полная осведомленность всей команды о текущих задачах, независимо от того, работают они в офисе или из дома на другом конце света.

Удобные приложения для мобильных устройств и компьютеров.

Стоимость: бесплатно для команды из 10 или менее человек и от 514 рублей для всех остальных.

MeisterTask

Бесплатный аналог Asana, совмещающий в себе стандартный менеджер задач с канбан-доской для работы в команде. Сервис представлен в виде расширения для браузера и мобильного приложения.

MeisterTask отличается от конкурентов мощным инструментарием для управления карточками. Можно их совмещать друг с другом, привязывать и делать зависимыми, блокировать при необходимости, делать дубликаты в других досках и т.п.

Есть мощная система сортировки карточек по дедлайнам, проектам, тегам и другим критериям. Но разработчики пошли дальше и добавили режим фокусировки, который удаляет с экрана все лишнее и позволяет сосредоточиться на задаче, которая требует внимания и решения прямо сейчас.

Из дополнительных преимуществ стоит выделить:

Функцию импорта канбан-досок со всем набором карточек и фильтров из Trello и Asana. Это поможет быстро перейти в новую систему, если почему-то не устраивает старая.

Отслеживание времени, проведенного за выполнением конкретной задачи. Возможность закреплять за карточками файлы в различных форматах.

Интеграция со Slack, Zendesk, Dropbox и Microsoft Teams.

Уникальные поля для ввода часовых поясов, номеров обращений в техподдержку (support ticket) и прочих важных мелочей.

Стоимость: бесплатно для личного пользования (3 доски) и от 588 рублей в месяц для команды (базовый тариф).

KanbanFlow

Инструмент для тех, кто хочет ограничить количество задач, параллельно находящихся в работе, и ускорить переход карточек из категории «надо сделать» в категорию «сделано». В общем, для устранения всех преград, из-за которых карточки зависают в папке «в работе».

Одно из главных преимуществ KanbanFlow – встроенный Pomodoro-таймер для отслеживания личной эффективности и времени, проведенного за решением поставленной задачи (можно настроить на автоматическое включение и отслеживание).

Другие преимущества KanbanFlow:

Все карточки помечены цветами, чтобы в них было проще ориентироваться.

Можно делегировать отдельным сотрудникам не только целые карточки, но и подзадачи в них.

Есть удобное мобильное приложение, синхронизируемое с веб-сервисом и отправляющее уведомления об изменении статуса карточек.

Режим отображения данных в виде календаря.

Поддержка REST-API для интеграции с другими сервисами/сайтами/приложениями.

Импорт из Excel и экспорт в него же.

Возможность настроить регулярные задачи (они будут автоматически возникать в назначенную дату).

Стоимость: практически все функции KanbanFlow доступны бесплатно. Исключения: прикрепление к карточкам файлов и интеграция со сторонними программами, за что придется платить от 370 рублей в месяц.

Toggl Plan

Утилита от разработчиков известного Pomodoro-трекера Toggl. Это простая система управления командой, которая понравится тем, кто уже не первый год работает с большой командой по методике канбан.

Прелесть Toggl заключается в том, что его можно настроить под нужды своей команды, а не подстраиваться под особенности программы. Можно отобразить работу над проектом в виде календаря или схемы.

На доске Toggle можно создать неограниченное количество задач. Те, что нужны не так часто, можно минимизировать, чтобы они не отвлекали от ключевой работы, но все еще оставались на виду.

В каждой карточке есть все необходимое, чтобы собрать важные для решения задачи данные в одном месте: заметки, чек-листы, дедлайн, закрепленные файлы, приоритетность и т.п.

Из других фишек программы стоит отметить:

Несколько режимов визуализации текущих задач.

Возможность создавать повторяющиеся задачи, которые будут регулярно появляться на доске в заранее обозначенный период.

Возможность отслеживать занятость сотрудников, чтобы не перегружать их и равномерно распределять задачи.

Удобные расширения и приложения для работы с сервисом.

Стоимость: от 588 рублей в месяц; есть ограниченный бесплатный период длительностью в 30 дней.

YouTrack

Продукт от компании Jet Brains – создателей огромного количества популярных IDE для разработчиков на Python, JavaScript и других востребованных языках. Программу используют такие крупные бренды, как Ferrari, Renault, HP и т.п.

Принцип работы YouTrack практически не отличается от такового в приложениях-конкурентах. Доска делится на колонки, в каждой колонке можно создать список задач. Задачи можно организовать по приоритетности, дедлайну и другим критериям.

У каждого проекта может быть несколько стадий, ориентированных именно на разработку ПО. В их числе «выполненные задачи», «в разработке», «ревью», «тестирование» и т.п.

Также в YouTrack есть:

Удобный интерфейс с поддержкой Drag & Drop.

Заранее подготовленные шаблоны для быстрого создания досок и карточек.

Удобные функции коммуникации между коллегами и начальством.

Возможность установить лимит на количество добавляемых в колонку задач.

Продвинутая система аналитики.

Интеграция с Zendesk, GitLab, GitHub и прочими продвинутыми инструментами для разработчиков.

Стоимость: от 220 рублей в месяц.

Clubhouse

Это не тот Clubhouse, не приложение для общения и создания собственных радиостанций. Это продвинутая цифровая канбан-доска для тех, кто работает удаленно.

В сервисе присутствуют специфичные названия внутренних функций – вместо карточек и заданий тут «этажи», а вместо колонок – «эпики». Можно организовать процесс мониторинга задач по-своему или использовать один из предложенных разработчиками шаблонов. А еще в Clubhouse есть редактор текста для совместной работы над документами.

Пользователи Clubhouse отмечают удобный режим Roadmap View. Это панель, с помощью которой можно взглянуть на проект и текущее положение дел с «высоты птичьего полета» – посмотреть, как далеко находится команда от намеченной цели, какие задачи в работе, сколько целей достигнуто, сколько файлов прикреплено к карточкам и т.п.

Другие особенности сервиса:

Мобильные приложения с синхронизацией данных в реальном времени.

Интеграция со Slack, GitHub, Zapier, Dropbox и другими популярными сервисами.

Множество способов отсортировать задачи (теги, дедлайны).

Удобная система коммуникации между сотрудниками прямо под карточками с конкретными задачами.

Стоимость: от 508 рублей в месяц.

Вместо заключения

На этом все. Все описанные канбан-сервисы и приложения имеют внушительную репутацию. В числе их подписчиков как минимум одна крупная корпорация, доверившая свой бизнес конкретной программе, так что все они достойны внимания. А так как у большинства описанных приложений есть тестовые периоды, то вы можете бесплатно оценить их достоинства, «примерив» к своей деятельности и к своей команде.

Источник